Der er meget på spil, når man holder møde

Midt i naturskønne omgivelser i DTU Science Park, der ligger på kommunegrænsen mellem Rudersdal og Hørsholm, finder man Søhuset Konferencecenter, der afholder møder med alt fra to deltagere til 350.

Her inviterer man til konferencer, ansættelsessamtaler, stormøder og meget mere, og det stiller krav til konferencecentret.

For hvad tager deltagerne egentlig med, når de kommer ud igen, og hvordan holder man et effektivt møde, hvor deltagerne er ligeværdige?

I Søhuset arbejder man med fem grundprincipper, der skal sikre, at mødedeltagerne får et udbytte med hjem, når et møde i konferencecentret er overstået.

Det fortæller Christina Wejlemann, der er direktør i Søhuset Konferencecenter.

– Der er meget på spil, uanset om man holder et lille eller et stort møde, og det handler først og fremmest om at afdække, hvad man skal have med fra mødet, og hvad man selv skal have med ind til mødet, forklarer direktøren, inden hun fortsætter:

– Vi arbejder med fem grundprincipper, som vi mener skal være til stede. Der skal være en grundlæggende tillid til hinanden og nysgerrighed på agenda og formål mellem mødedeltagerne. Der skal også være mod til at turde række hånden op og give sin mening til kende, og der skal også være robusthed til stede – man skal kunne rumme den uenighed, der kan opstå til et møde. Og så skal der være disciplin. Sidste punkt handler om, at man kommer til tiden og løfter blikket fra telefonen, så man kan se dem, man er til møde med, forklarer Christina Wejlemann.

Hvad tager du med hjem?
I Søhuset Konferencecenter tvinger man naturligvis hverken mødearrangører eller mødedeltagere til at mødes på en særlig måde, men man giver dem værktøjer til at afgrænse, hvad der egentlig er det essentielle på et givent møde.

– Vi beder ofte mødearrangøren om at nævne én ting, som deltagerne skal kunne huske tre måneder senere, forklarer Christina Wejlemann og uddyber:

– Mange har prøvet at sidde med til uendeligt mange møder, og nogle gange kan man ikke engang huske, hvad et møde handlede om, når der er gået bare tre uger. Derfor er det vigtigt at have en god opfølgning og være bevidst om, hvad der er det vigtige til mødet. Derfor forsøger vi altid at hjælpe vores kunder til at reflektere over, hvad deltagerne skal have med, når mødet slutter, siger hun.

En simpel refleksionsøvelse kan således bidrage til, at mødearrangører og deltagere bliver bevidste om, hvorfor de egentlig mødes, og hvad de skal have med ud fra mødet igen.

Hvad tager du med ind?
Når man skal holde et godt møde, handler det samtidig om at være åben overfor de andre mødedeltagere. Derfor arbejder man i Søhuset Konferencecenter med en såkaldt »icebreaker«, der egentlig er endnu en refleksionsøvelse. Ideen er, at man på den måde opbygger en relation mellem mødedeltagerne.

– Når man kommer til et møde og ikke kender hinanden i forvejen, så ser man ofte, at folk står og kigger ned i deres telefoner. Det kan være svært at lave relationsopbygning, når man ikke kender hinanden, og derfor har vi udarbejdet et værktøj til at starte en samtale, selvom det kan være lidt svært, lyder det fra direktøren, som fortsætter:

– Hvis mødelederen ikke selv har en icebreaker, spørger vi, hvad de hver især tager med ind til mødet. Nogle vil måske tage »tillid« med til mødet, og andre kan tage »nysgerrighed« med til mødet. Det medvirker til at opbygge en relation mellem deltagerne i mødet på en ufarlig måde, fordi man reflekterer over, hvad man hver især tager med ind, før mødet overhovedet starter, forklarer Christina Wejlemann.

– Det handler om at skabe nogle gode rammer, som hun tilføjer kort efter.

Søhuset Konferencecenter har 12 mødelokaler med plads til alt mellem to og 98 personer, og konferencecentret har et fleksibelt auditorium, hvor op til 350 personer kan mødes for at lytte til hinanden eller til en oplægsholder. Konferencecentret har adresse på Venlighedsvej 10 i Hørsholm, men er en del af Rudersdal Kommune.

 

Kilde: Sjællandske Nyheder