Snak ved kaffemaskinen sparede Aqoola tid og penge

For it-virksomheden Aqoola betyder rammerne i DTU Science Park en legitimering over for kunderne, der primært tæller offentlige virksomheder og institutioner. Men det er også et sted at sparre med ligesindede.

Er der noget, skoler ikke gider, er det uforudsete omkostninger. Derfor har den danske softwarevirksomhed Aqoola udviklet en modulopbygget fakturahåndteringsløsning, der kun tager et par timer at installere og som automatisk bliver opdateret. Det betyder, at skolerne kan koncentrere sig om det, de er gode til, uden forstyrrende nedetid og bøvlet implementering.

Aqoolas system er fuldt integreret med de økonomisystemer, som Aqoolas kunder i forvejen bruger i regnskabsafdelingen. Aqoola er en intuitiv brugerflade, hvor selve bogføringen kan ske med ét klik, og hvor der er flere funktioner specifikt rettet mod skoler. “Jeg tror ikke, der er nogen, der kan implementere lige så hurtigt med dyb integration, som vi kan,” fortæller direktør Erik Staalby. Og han har noget at have det i, for siden etableringen af virksomheden er den blevet markedets største inden for workflow-platforme til selvejende institutioner og er både i 2018 og 2019 blevet kåret som gazelle-virksomhed af finansmediet Børsen. “Vi ser os som en stor virksomhed med få ansatte. Vi fokuserer mere på kvaliteten i det, vi laver, end på at ekspandere hurtigt,” siger direktøren og hentyder blandt andet til efterlevelse af alle de krav om dokumentation, sporbarhed, kontrol og så videre, der er, når man leverer til VUC’er, landbrugsskoler, gymnasier og andre offentlige kunder.

Målrettet udvikling

Generelt gør Aqoola meget ud af at målrette sin udvikling mod skoler og lige præcis det, den type kunder har brug for. Formålet er at frigøre tid fra manuelle processer gennem virtualisering og automatisering samtidig med, at det giver ledelse og revision dokumentation for overholdelse af regnskabsinstrukser og retningslinjer.
Den målrettede udvikling vandt i 2019 Aqoola udbuddet på et rejseafregningssystem, der nu er ved at blive udrullet til 17 gymnasier og VUC’er. “Det begyndte som et ønske på et af de erfa-møder, vi jævnligt holder for bogholdere i hele landet,” fortæller Erik Staalby.

I forbindelse med udviklingen af rejseafregningssystemet skulle der også udvikles en app, hvor lærere blandt andet skulle kunne uploade fakturaer på nem vis. Valget stod mellem at køre app’en inden for leverandørens eget brand eller at overtage kodning, som Aqoola selv skulle udvikle videre på.“Vi hældte mest mod at udvikle selv, men så stod jeg en dag ved kaffemaskinen her i DTU Science Park og talte med en fra en af de andre virksomheder. Han frarådede på det kraftigste at udvikle selv, så det lod vi være med. Og det er vi rigtigt glade for nu, for det ville have lagt os ned og betydet, at vi stadig ikke ville have været i gang med udrulningen,” siger Erik Staalby.

Blandt ligesindede

Da Aqoola flyttede ind i DTU Science Park i 2015, havde virksomheden to ansatte, som skulle varetage alt – udvikle, sælge, holde styr på økonomien og så videre. I dag har den fem ansatte – og fire kodere i Ukraine. Tidligere sad virksomheden i samme bygning som Microsoft. Det gav god mening, fortæller direktøren, fordi det var nemmere i forhold til at udvikle integration med Microsofts Dynamics-programmer. Men i DTU Science Park har Aqoola fået nogle mere ligesindede ‘naboer’. “Her er vi på samme rejse, så alle, der arbejder her, forstår os, fordi vi arbejder ud fra samme præmisser,” siger Erik Staalby. “Faciliteterne fungerer bare, og det betyder meget, at rammerne er pæne og ordentlige, når vi får besøg af kunderne,” siger direktøren.
“Og det er med til at legitimere os over for kunderne, at vi sidder i et tech- og vidensmiljø.”

På nuværende tidspunkt har Aqoola fat i halvdelen af sine potentielle kunder til skoleløsningen, så i fremtiden skal virksomheden arbejde på at målrette løsningen mod andre specifikke brancher, hvor Aqoola allerede er repræsenteret i det små. “I den forbindelse får vi brug for mentorer og den sparring, huset her kan tilbyde,” fortæller Erik Staalby.
“Og så kommer vi også til at få brug for at ansætte studerende, som vi har god adgang til her,” siger han.

Hvem er Aqoola?

Etableret: 2009

Grundlægger: Erik Staalby

Antal ansatte: 5 i DK og 4 i Ukraine

Produkt:  Aqoola er en workflow-platform til digital håndtering af kreditorrelaterede bilag og dokumenter som fakturaer, kontrakter, abonnementer og medarbejderudlæg. 

Målgruppe: Selvejende undervisningsinstitutioner som VUC’er, landbrugsskoler, gymnasier mv. Derudover udvalgte brancher med mellem 100 og 1.000 medarbejdere. 

www: aqoola.com 

 

Læs også: Cykelstierne bliver bedre med rystende data

 

Deep Tech Insights

Virksomhederne i DTU Science park hentede mere end 600 mio. kr. i funding i 2019. 72 % af virksomhederne har lanceret nye produkter, services og koncepter. Og 77 % mener det gør en forskel for deres udvikling, at de er en del af DTU Science Park.

Se resultaterne fra analysen her og læs mere om nogle af deltagerne